Die Vor- und Nachteile von Peppol und die Auswirkungen auf den Erhebungsprozess

Ab dem 1. Januar 2026 ist es in Belgien Pflicht, elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) zu versenden. Dieser europäische Standard für die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, wirft aber auch einige Fragen auf.

Peppol revolutioniert die Rechnungsstellung, aber verändert es auch die Art und Weise, wie unbezahlte Rechnungen intern und extern weiterverfolgt werden? In diesem Artikel erörtern wir, was Peppol ist, die Vor- und Nachteile und die möglichen Veränderungen in der Forderungsbranche.

Was ist Peppol?

Peppol (°2008) ist eine europäische Initiative, die einen standardisierten und sicheren elektronischen Austausch von Dokumenten, wie z.B. Rechnungen, zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ermöglicht. Das System soll die Verwaltung vereinfachen, Fehler reduzieren und die Dokumentenverarbeitung beschleunigen.

Peppol verwendet einheitliche Formate, so dass die Unternehmen keine unterschiedlichen Systeme und Standards mehr verwenden müssen. Die Verpflichtung zur Verwendung von Peppol ab 2026 ist ein Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten Rechnungsstellung in Europa.

Der Schwerpunkt lag zunächst auf der Verbesserung des öffentlichen Auftragswesens, um Unternehmen die Teilnahme an grenzüberschreitenden Ausschreibungen in anderen EU-Mitgliedstaaten zu erleichtern. Dies steht im Einklang mit der umfassenderen Strategie der EU zur Förderung des digitalen Binnenmarkts und zum Abbau von Handelsschranken.

Peppol wird inzwischen in der ganzen Welt verwendet (Australien, Neuseeland, Singapur, Vereinigte Staaten, und die Liste ließe sich noch weiter fortsetzen).

Wie funktioniert Peppol?

Peppol wurde entwickelt, um den grenzüberschreitenden digitalen Handel zu erleichtern, und basiert auf einer Reihe von Standards und einer Infrastruktur, die die Interoperabilität zwischen unterschiedlicher Software und Ländern ermöglicht.

Hier finden Sie einen Überblick über die Funktionsweise von Peppol:

Peppol-Netzwerk

Das Peppol-Netz besteht aus verschiedenen Teilnehmern, wie Regierungen, Unternehmen und Dienstleistern (Access Points). Diese Zugangspunkte verbinden die Nutzer mit dem Peppol-Netz und sorgen dafür, dass die Nachrichten (z. B. elektronische Rechnungen) sicher von einer Partei zur anderen gesendet werden.

Peppol Zugangspunkte

Dies sind zertifizierte Diensteanbieter, die Verbindungen zwischen Sendern und Empfängern innerhalb des Peppol-Netzes ermöglichen. Jeder Teilnehmer muss sich bei einem Access Point anmelden, um Nachrichten zu senden oder zu empfangen. Die Access Points stellen sicher, dass die Daten gemäß den Peppol-Standards gesendet werden.

Normen

Peppol verwendet standardisierte Formate für elektronische Rechnungen und andere Dokumente. Der am weitesten verbreitete Standard ist die Universal Business Language (UBL), die sicherstellt, dass alle beteiligten Systeme die gleiche Struktur und Terminologie für Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine verwenden.

Identifizierung der Parteien

Jeder Teilnehmer des Peppol-Netzes erhält eine eindeutige Identifikationsnummer, in der Regel eine Unternehmensnummer, wie z. B. eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die es ermöglicht, Dokumente innerhalb des Netzes korrekt zu adressieren.

Die Vorteile von Peppol

Die Einführung von Peppol bringt zahllose potenzielle Vorteile:

Betrugsbekämpfung

Unternehmen können nur dann Rechnungen senden oder empfangen, wenn sie sich im Netz registriert haben. Dadurch werden betrügerische Rechnungen erheblich reduziert. Der Austausch erfolgt über fortschrittliche Sicherheitsprotokolle, die ein Abfangen der Dokumente praktisch unmöglich machen.

Normung

Peppol bietet einen standardisierten Rahmen für elektronische Dokumente, der es Unternehmen und Behörden ermöglicht, die gleichen Protokolle und Formate zu verwenden. Dadurch werden Kompatibilitätsprobleme zwischen verschiedenen Systemen vermieden.

Interoperabilität

Durch die Standardisierung ermöglicht Peppol Organisationen mit unterschiedlichen IT-Systemen und Softwarelösungen den reibungslosen Austausch elektronischer Dokumente. Dies ist für den internationalen Handel und die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung.

Effizienz und Automatisierung

Rechnungen werden schneller und korrekter bearbeitet. Peppol reduziert Fehler, die durch die manuelle Bearbeitung von Dokumenten entstehen. Die einheitliche Struktur von Peppol verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern beim Versand und Empfang von Rechnungen, was zu weniger Zahlungsstreitigkeiten führt.

• Je schneller eine Rechnung verschickt wird, desto schneller ist die Chance auf Zahlung!
• Die Schuldner führen heute oft das Argument an, dass die Rechnungen an die falsche Postadresse geschickt wurden, aber dieses Argument wird daher über Peppol nicht mehr gelten.

Kosteneinsparungen

Der elektronische Dokumentenaustausch über Peppol macht Papierdokumente und manuelle Prozesse überflüssig, was zu niedrigeren Transaktionskosten und langfristigen Einsparungen führt.

Förderung des grenzüberschreitenden Handels

Eines der ursprünglichen Ziele von Peppol war die Erleichterung des grenzüberschreitenden Handels und Beschaffungswesens innerhalb Europas, doch inzwischen konzentriert sich Peppol auch auf die Unterstützung des internationalen Handels auf globaler Ebene durch die Bereitstellung dieser gemeinsamen Normen und Infrastrukturen.

Erhöhte Transparenz

Peppol bietet ein übersichtliches Abrechnungssystem, das für mehr Transparenz in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden sorgt.

Erleichterte Beweislast

Die Verwendung elektronischer Dokumente erleichtert die Beweislast im Falle von Zahlungsverzug oder Streitigkeiten.

• Ein weiteres Argument, das wir als Inkassopartner oft hören (zum Teil um die Zahlung von Kosten und Zinsen zu vermeiden, basierend auf den eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder dem Gesetz zum Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr vom August 2002) ist, dass die Rechnung nicht eingegangen ist. Auch dieses Argument kann durch den Einsatz von Peppol bald nicht mehr geltend gemacht werden.

Die Nachteile von Peppol

Obwohl Peppol erhebliche Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen:

Kosten der Durchführung

Obwohl Peppol im Laufe der Zeit Kosten einsparen kann, sollten anfangs auch die Anlaufkosten berücksichtigt werden. Vor allem kleinere Unternehmen müssen unter Umständen Kosten für die Anschaffung neuer Software und die Schulung von Mitarbeitern aufbringen.

Komplexität der Integration

Unternehmen mit Altsystemen können bei der Integration von Peppol vor technischen Herausforderungen stehen.

Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz

Beim Austausch sensibler Daten sollten Unternehmen besonders auf die Datensicherheit achten.

Anpassungszeiträume

Während des Übergangszeitraums können die Unternehmen mit einer Lernkurve und Anpassungsproblemen konfrontiert werden. Dies kann zu vorübergehenden Unterbrechungen im Abrechnungsprozess führen, insbesondere wenn technische Probleme auftreten oder wenn es Unklarheiten über die neuen Anforderungen gibt.

Entwicklung der Regulierung

Die Vorschriften und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung können sich weiterentwickeln. Dies kann für Unternehmen, die sich bereits an die Peppol-Standards angepasst haben, zusätzliche Anpassungen und Kosten mit sich bringen.

Erinnerungen

Derzeit ist Peppol in erster Linie auf den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen und zugehörigen Dokumenten wie Bestell- und Lieferscheinen ausgerichtet. Rappellationen oder Mahnungen für überfällige Zahlungen sind (noch) nicht in den Peppol-Standards definiert. Daher sollte ein eigener Pre-Collection (Mahn-)Prozess außerhalb von Peppol eingerichtet und weiterverfolgt werden.

Der Einfluss von Peppol auf den internen und externen Erhebungsprozess

Es stellt sich die Frage, ob die Einführung von Peppol die Schuldnerbranche dramatisch verändern wird. Obwohl Peppol mehr Effizienz bietet, wird die Zahl der säumigen Zahler wahrscheinlich nicht drastisch zurückgehen. Die Zahlungsausfälle werden jedoch beseitigt, ebenso wie die Möglichkeit, zu argumentieren, dass die Rechnung nicht oder nicht korrekt eingegangen ist. Die Nichtzahlung ist jedoch oft ein Symptom für tiefere finanzielle Probleme, Streitigkeiten oder Nachlässigkeit, und dieses Problem wird durch ein neues Rechnungsstellungssystem nicht gelöst.

Das menschliche Eingreifen während des gesamten Vorerhebungsprozesses innerhalb der Unternehmensstruktur selbst, aber auch durch den externen Erhebungspartner, bleibt von größter Bedeutung.

Was sind die Überlegungen des Sammelpartners TCM Belgien?

Besuche vor Ort

TCM Belgien stellt einenWandel in der Mentalität in Bezug auf unbezahlte Rechnungen fest. Vor zwanzig Jahren schämte man sich noch für unbezahlte Rechnungen, heute wird die Post oder der Brief nicht einmal mehr geöffnet. Aus diesem Grund hat TCM Belgien vor 15 Jahren den Besuch beim Schuldner vor Ort eingeführt. Die Schuldner werden von einem Team von Anwälten auf menschliche, aber direkte Weise mit ihren Schulden konfrontiert. Oft ist ein solcher Besuch vor Ort die gütliche Maßnahme, die zu einer Zahlung führt. Und TCM Belgien kann durch seine Zugehörigkeit zum internationalen Inkassonetzwerk TCM Group diese Besuche vor Ort in mehr als 100 Ländern anbieten.

Möglichkeit für weitere IT-Integrationen

TCM Belgium sieht die obligatorische Verwendung von Peppol als eine Gelegenheit, weitere Systemintegrationen zu implementieren. Wenn Peppol implementiert werden muss, kann es sinnvoll sein, dass Ihr IT-Team weitergehende Integrationsmöglichkeiten für die Verfolgung unbezahlter Rechnungen prüft. Zahlreiche API-Verbindungen wurden bereits zwischen den Systemen von TCM Belgien und den Kunden und Buchhaltungsplattformen hergestellt.

Internationale Sammlung in > 100 Ländern

Peppol wird inzwischen von einer ganzen Reihe von Ländern weltweit verwendet. Es gibt aber auch eine ganze Reihe von Ländern, die dieses System nicht anwenden. Daher ist die Weiterverfolgung vor Ort nach wie vor von enormer Bedeutung. TCM Belgium garantiert über die TCM Group weltweit ein korrektes und ethisches Inkasso unbezahlter Rechnungen.

Haben Sie Fragen zum internen und externen Einzug von unbezahlten Rechnungen? Oder möchten Sie mehr über unsere API-Anbindungen und Möglichkeiten erfahren? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns unter s.dereze@tcm.be, oder 0498 29 29 14.