Een goed credit management zorgt voor balans

Doet jouw bedrijf al aancredit management?

Het juiste evenwicht vinden is in dit proces essentieel, en voor elk bedrijf en sector ligtde balansanders.

Een te strenge opvolging zorgt misschien voor gemiste verkopen en winsten, een te lakse aanpak daarentegen kan dan weer snel het precedent scheppen dat laattijdige betalingen aanvaardbaar zijn.

5 belangrijke handvaten

De uiteindelijke bedoeling vancredit managementis om decashflowteoptimaliserenen dus deDSO(Days Sales Outstanding, eenKeyPerformanceIndicator)laagte houden.

De weg naar die optimalisatie is niet éénlijnig, maar we kunnen alvast enkele belangrijke en makkelijk te implementerenhandvatenaanreiken:

1. Ken uw klanten

Credit managementgaat niet enkel over het beheer van de cijfers, maar zeker ook over het beheer van uw klanten(contacten).

Persoonlijk contactkrijgt daarbij steeds de voorkeur, maar is voor grote bedrijven doorgaans minder haalbaar dan voor KMO’s. Dekwaliteit van het contactspeelt dan des te meer een grote rol: weet waarover u spreekt (ken het dossier), weet wie u moet spreken (wie zijn de contactpersonen?) en weet hoe uw contactpersonen te bereiken zijn (correcte contactgegevens zoals directe telefoonnummers en mailadressen zijn essentieel). Dat zorgt niet enkel voor eenadministratief voordeel, maar geeft het contact ookgevoel van vertrouwdheid. Het oplijsten van deze soort gegevens vraagt niet om een geavanceerd computersysteem, maar is wel eentijdsinvesteringdie zich op termijn zal terugverdienen.

Breng ook dekredietrisico’svan uw klanten in kaart. Wanneer een bedrijf goed scoort op solvabiliteit en het betalen van openstaande facturen, kunnen debetalingstermijneneventueel versoepeld worden om de klant te behouden.

2. Deel de spelregels vooraf mee via algemene voorwaarden

Een goedcredit managementkan situationeel ageren en de betalingsregels versoepelen om de balans in het midden te houden, maar daarvoor moeten éérst wel de regels door de klanten goed bekend en begrepen zijn.Algemene voorwaardenvatten die spelregels samen.Zorg er dus wel voor dat algemene voorwaarden aantoonbaar aanvaard zijn (handtekening, vinkje op online formulier,…) vóór uitvoering van de dienst. Vermeld ze op de bestelbon, de factuur, de website,… .Vermelden staat daarbij niet gelijk aan verwijzen! Het is bvb. niet voldoende te verwijzen naar een online link.

Verwijs duidelijk naar de betalingstermijnen, risico’s wanneer deze betalingstermijnen niet worden gerespecteerd (sancties zoals kosten en interesten), wiens algemene voorwaarden primeren, welke wetgeving van toepassing is, op welke manier dient betwist te worden, … . De wetgever vraagt daarbij wel datook uw algemene voorwaarden in balanszijn! Vermijdonrechtmatige bedingenzoals bedingen die hetprincipe van evenwichtigheidniet respecteren.

3. Beschik over de nodige (traceerbare) communicatie

Een belangrijke pijler van een sterkcredit managementendebiteurenbeheeris een correcte documentatie!Stuur facturen directna levering van het goed of de dienst naar uw klanten. Hoe later een klant een factuur ontvangt, hoe later uiteraard ook de betaling volgt. Wanneer deze factuur dan ook nog eenstraceerbaarwordt verstuurd (bvb. via mail), kunnenmogelijke toekomstige twisten(over ontvangst van factuur, kosten en interesten,…)gepareerdworden en de betaling dus versnellen.

Dit geldt evenzeer voor de(ondertekende) bestelbon, leveringsbon,klachtenbehandeling,… . Wanneer een klant meldt geen bestelling te hebben geplaatst, de bestelling niet of laattijdig te hebben ontvangen, of eender welk probleem: het zwart op wit gedrukte bewijs komt jullie dan te hulp en versnelt de oplossing voor de openstaande schuld.

4. Stuur herinneringen

Een goedcredit managementofdebiteurenbeheeranticipeert op mogelijke wanbetalers, en tekent alvast de krijtlijnen van eenherinneringssysteemuit. Bepaal de termijn waarop een betaling uiterlijk op zich kan laten wachten, alsook het aantal aanmaningen die naar de debiteur zullen vertrekken en de intervallen tussen die herinneringen.

Noot: het versturen van herinneringen is een eigen beslissing, en (voorlopig)geen verplichtingvan de overheid (tenzij u een telecomoperator bent)! Debiteuren stellen herinneringen naar onze ervaring wel erg op prijs.

5. Vraag om externe hulp

Wanneer de onbetaalde facturen de balans helemaal doen doorslaan, wanneer u liever meer tijd wil besteden aan uwcore business,of wanneer u liever uwwork life balancewat meer in evenwicht wil hebben, is er altijd de optie om het innen van dieonbetaalde facturenuit te besteden.

TCM Belgiumis eenBelgisch incassobureaudatook internationaal actiefis in meer dan 100 landen, en tevenscomplementairis aan de werking van uwintern credit management. Wij helpen u met die ene moeilijke wanbataler, maar kunnen evenzeer een hele batch aan onbetaalde facturen opvolgen. De bedoeling van onze tussenkomst is om u tijd te besparen, dus we hebben ervoor gezorgd dat diedoorgavebijzonder vlotverloopt!

Voor meer info over onze hulp bij het innen van onbetaalde facturen,contacteerons vias.dereze@tcm.beof +32 16 74 52 00.

04/05/2022