FAQ

Bij het beheer van een dossier heeft de dossierbeheerder de mogelijkheid om u een actie te « notifiëren ». Het kan gaan om een e-mail die werd ontvangen van de debiteur of een partner, om een betaling, enzoverder. Dit geeft de dossierbeheerder de mogelijkheid om u op de hoogte te houden van de evolutie van uw dossiers door slechts één dagelijks bericht in plaats van meerdere berichten per dag.

Dit Excel-document bevat het volgende: ons referentienummer, uw referentienummer, de datum en het type van de actie (ontvangen e-mail, verzonden e-mail, inkomend telefoongesprek, …), de status van het dossier, de naam van de debiteur, en het bericht dat de dossierbeheerder u wou doorgeven om op de hoogte te blijven van de vooruitgang in uw dossier.

Voor meer info inzake onze inspanningen voor het beschermen van privégegevens, klik hier.

In geval van laattijdige betalingen schrijft de wet – zowel voor crediteur als debiteur – rechten en plichten voor.

 

Wanneer u zich in de positie van de crediteur bevindt, heeft u – volgens de wet – enerzijds recht om algemene verkoopsvoorwaarden op te stellen die u de mogelijkheid geven om een schadevergoeding te eisen van een debiteur bij laattijdige betaling. In B2B zaken, is de wet wat soepeler en heeft u meer mogelijkheden. Deze vergoedingen hebben tot doel de schade te vereffenen die is ontstaan door de laattijdige betaling van de debiteur, en zijn dus erg belangrijk.

Het is voor u als crediteur belangrijk dat u, bij doorgave van het dossier aan TCM, de stipulaties inzake intresten en schadevergoedingen aan ons overmaakt. TCM probeert die bijkomende bedragen, waar u wettelijk gezien recht op heeft, steeds te innen om zo de kost van het incassogebeuren op die manier te compenseren. Het is voor u als crediteur dus belangrijk om eigen algemene voorwaarden op te stellen gezien deze doorgaans voordeliger zijn dan de algemene wettelijke bepalingen, en om de procedure verder te zetten ook al is de hoofdsom betaald.

Wanneer u zich in de positie van de debiteur bevindt, moet u volgens de wet uw facturen betalen binnen de termijn die overeengekomen is met de crediteur. Als u dit niet doet, bent u in fout,en zullen bijkomende kosten boven het oorspronkelijke saldo worden aangerekend (meer bepaald intresten en schadevergoeding). U bent verplicht om deze wettelijk opgelegde bedragen, of de op voorhand afgesproken bedragen die zijn opgenomen in de algemene voorwaarden van de crediteur, te vereffenen. Door de opdracht te laten uitvoeren, accepteert u deze voorwaarden alsook de aangeduide kosten in geval van laattijdig betalen. Het is zeer belangrijk om deze algemene voorwaarden te lezen bij elke nieuwe aankoop of bestelling. Eens uw bestelling is doorgegeven, wordt ervan uitgegaan dat de voorwaarden geaccepteerd zijn. U kan dan niet meer weigeren om die bedragen te betalen.

Maandelijks ontvangt u op uw e-mailadres een statistisch overzicht (behalve als u gevraagd heeft om er geen te ontvangen). Dit statistisch overzicht bevat informatie over elk dossier dat bij ons in behandeling is en de dossiers die de laatste maand gesloten werden.

Ook kan u via ons beveiligd platform statistieken downloaden. U kan verschillende dossiers aanduiden (open, gesloten, enz.) of al uw dossiers selecteren, vervolgens kan u een bestand downloaden met de karakteristieken van de dossiers (identificatie, bedragen, enz.)

Verder geeft TCM u de mogelijkheid om gepersonaliseerde statistieken op te vragen.

In ons systeem is uw e-mailadres uw unieke identificatie. Omwille van technische redenen, kan dit niet makkelijk gewijzigd worden.

Als u toch uw e-mailadres wijzigt, gelieve ons hiervan op de hoogte te houden. Wij zullen de nodige wijzigingen uitvoeren.

Om u dossiers te kunnen raadplegen, moet u zich aanmelden op ons online beveiligd platform. Hier zal een wachtwoord en gebruikersnaam gevraagd worden.

De gebruikersnaam is uw e-mailadres.

Indien u uw wachtwoord vergeten bent, gaat u naar het platform, voert u uw e-mailadres in en klikt u op  « forgot password ». Ons systeem verstuurt u een automatische mail om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. Op deze manier kan u een nieuw wachtwoord instellen en heeft u direct toegang tot uw online dossiers.

• U kan zich elk moment aanmelden op ons platform aan de hand van uw login en wachtwoord om zo een update te krijgen over de vooruitgang van elk van de aan ons toevertrouwde dossiers;
• Voor specifieke vragen kan u op elk moment contact met ons opnemen.

TCM streeft naar een zo transparant mogelijke communicatie inzake de acties die worden ondernomen om de schuld te innen. Voor verdere vragen en opmerkingen kan u ons steeds direct contacteren:

• Via telefoon (algemene nummer 016 74 52 00),
• Oftewel meldt u zich aan op ons platform en stuurt u ons een beveiligd bericht,
• Wij raden aan om e-mails te vermijden als het bericht persoonlijke – of privé gegevens bevat (bv “M. X moet X € …”).

Wij zullen u met plezier verdere uitleg via telefoon verschaffen of binnen de 24 uur op uw bericht reageren. Het is natuurlijk vanzelfsprekend dat, naargelang de omstandigheden in het dossier, onze respons in bepaalde gevallen wat later zal toekomen. Het is ons doel om het dossier zo snel als mogelijk op te lossen en dat impliceert dat wij zo snel als mogelijk antwoorden.

Noot: Wilt u bij elke communicatie ons referentienummer (zoals “000/0000/00000”) vermelden (of minstens uw eigen referentienummer, of de naam van de debiteur) zodat wij zo snel mogelijk het dossier in kwestie kunnen terugvinden.

De wetgeving laat niet toe dat wij incassokosten aanrekenen aan de debiteur.

Wanneer het gaat om een particuliere debiteur, zijn de artikels 2 en 5 van de wet van 20 december 2002 van toepassing op de minnelijke invordering van onbetaalde facturen.

Deze artikels bepalen dat het verboden is aan de consument enige vergoeding te vragen, anders dan de overeengekomen bedragen in de onderliggende overeenkomst in geval van niet-naleving van de contractuele verbintenissen.

De wet is soepeler wanneer het gaat om een bedrijf dan – om een debiteur, en laat toe om hogere kosten te bepalen in de algemene voorwaarden. Als u geen algemene voorwaarden heeft opgesteld, kan u terugvallen op de standaard wettelijke bepalingen: een intrest op basis van 8% per jaar (1^ste trimester 2018: aanpassing per trimester) alsook een forfaitaire schadevergoeding van 40 EUR.

Het opmaken van uw eigen algemene voorwaarden is dus uiterst belangrijk in het kader van onbetaalde facturen en wij vragen u om hier de nodige aandacht aan te besteden.

TCM stuurt de afrekeningen via mail op het einde van de maand door, voor de afgelopen maand.

Bij een betaling van een lopend dossier bij TCM, is het van belang om ons dit zo snel mogelijk te laten weten via het platform (of via mail als er geen sprake is van persoonlijke – /privé gegevens). Dit zorgt voor minder tijdverlies bij het beheer van het dossier en zal uw professionele imago tegenover de klant versterken.

Bedankt om het ontvangen bedrag specifiek te vermelden, alsook de datum waarop u de betaling ontvangen heeft.

TCM stort maandelijks de ontvangen bedragen aan u over.

Bij het doorsturen van een nieuw dossier om te innen, is het belangrijk om de verschillende bedragen te duiden.

TCM berekent automatisch de totale schuld in functie van de algemene voorwaarden, met andere woorden ‘wat is aangegeven inzake interesten en schadevergoedingen‘.

Volgende info is daarbij belangrijk:

• Voor elke factuur: het factuurnummer, de datum, de vervaldatum en het toegekende bedrag.
• Voor elke reeds ontvangen betaling op de dag dat u het dossier doorstuurt: de betalingsdatum, het bedrag van de betaling, en indien mogelijk de factuur waarop de betaling betrekking heeft.

Zo kan ons systeem automatisch het saldo van de schuld berekenen inclusief intresten en schadevergoeding.

Indien een minnelijke oplossing niet haalbaar is, kan u via TCM Belgium een juridische procedure starten.

De duur van het incassotraject hangt af van factoren zoals de complexiteit van het dossier, beschikbaarheid van gegevens, en de regio.

Bij TCM Belgium starten we elk incassotraject met een grondige analyse van uw dossier. We controleren niet alleen de solvabiliteit van de debiteur, maar verzamelen en verifiëren ook cruciale gegevens. Persoonlijk contact staat hierbij centraal.

Ons doel is om binnen drie weken duidelijkheid te geven over de haalbaarheid van een minnelijke oplossing, waarbij we altijd rekening houden met de relevante B2C- en B2B-wetgeving.

Als een minnelijke oplossing niet mogelijk is, kunnen we juridische stappen ondernemen, zowel in België als internationaal.

Nee, bij TCM Belgium zijn er geen abonnementsvereisten, minimumbedragen of minimale dossierdoorgave.

Nee, naast het innen van onbetaalde facturen in België, zijn wij dankzij ons lidmaatschap bij de TCM Group actief in meer dan 100 landen. Wij kunnen wereldwijd uw onbetaalde facturen innen.

Ons incassoproces werkt volgens het ‘No Cure, No Fee’ principe.

Wij hanteren een No Cure, No Fee model waarbij onze commissie alleen wordt berekend op geïnde bedragen.

Bij de opening van een nieuw dossier, is het van belang om ons de kopies te sturen van al de bewijsstukken die jullie in het bezit hebben. Deze documenten kunnen de volgende zijn:

 

• facturen of equivalent,
• ondertekend contract door beide partijen en/of de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het doorgegeven dossier (in het geval van een onderwijsinstelling, een exemplaar van jullie huishoudelijk reglement ondertekend door de ouders),
• opgestuurde aanmaningsbrieven alsook de correspondentie met de debiteur omtrent de schuld.

Het is eveneens van belang dat jullie al de gekende informatie over de debiteur in kwestie doorgeven. Met name:

• naam van de onderneming,
• BTW-nummer,
• naam, voornaam van de debiteur of van de verantwoordelijke van de aankoop binnen een onderneming,
• volledig adres,
• geboortedatum van de debiteur,
• telefoonnummer,
• e-mail adres,
• faxnummer,
• alles wat nuttig kan zijn om de debiteur te contacteren.

Opgelet, bij het doorsturen van de informatie van de debiteur, gelieve de maatregelen rond het GDPR reglement (mei 2018) te respecteren. Stuur alles door via ons beveiligd platform!

TCM Belgium biedt incassodiensten aan voor alle sectoren en bedrijven.

TCM Belgium onderscheidt zich door:

 

1. Internationale incasso-expertise: Als lid van de TCM Group zijn wij gespecialiseerd in de internationale inning van onbetaalde facturen, ondersteund door het unieke guarantee fund van de groep. Wij garanderen dat geïnde gelden wereldwijd veilig en snel op uw rekening worden gestort, ongeacht geopolitieke situaties. We weten daarnaast aan wie we de inning van onbetaalde facturen toevertrouwen, we werken niet via een simpele google search maar kennen onze partners.
2. Bezoeken van debiteuren ter plaatse: Onze juristen, die op onze eigen payroll staan, bezoeken debiteuren ter plaatse. Dit persoonlijke contact leidt vaak tot een minnelijke oplossing, wat essentieel is in ons incassotraject.
3. Geavanceerde IT-oplossingen: Wij investeren in IT-systemen die zorgen voor een transparant, efficiënt en gebruiksvriendelijk proces voor het beheren en opvolgen van dossiers.
4. Sterke partnerships: Samenwerkingen met Belgische beroepsfederaties, boekhoudkantoren en verzekeringsmakelaars geven onze klanten toegang tot voordelige tarieven en uitgebreide sectorervaring.
5. Opleidingscentrum: Wij delen onze kennis via webinars en fysieke opleidingen, zowel intern als op uitnodiging voor klanten en onderwijsinstellingen.

Bij TCM Belgium kunt u terecht voor een breed scala aan incassodiensten, waaronder:

 

• Het innen van onbetaalde facturen in België en internationaal in meer dan 100 landen.
• Bezoeken van debiteuren ter plaatse door onze juristen, die in loondienst zijn bij ons.
• Juridische opvolging van dossiers, zowel in België als internationaal.
• Pre-incasso ondersteuning met een white-label optie.
• Interne audit van incassoprocessen.
• Credit management diensten.
• Opleidingen en trainingen over diverse incassothema’s, zowel online als fysiek, voor klanten, scholen en universiteiten.

TCM Belgium is een toonaangevend incassobureau, opgericht in 1993, met meer dan 30 jaar ervaring in het innen van onbetaalde facturen in België en internationaal.