Hoe een dubieuze vordering beheren?

Wat is een dubieuze vordering?

  Een definitie van de term ‘dubieuze vordering’ vindt u al in onsglossarium, maar toch lijkt het ons interessant om hier dieper op in te gaan. Deze classificatie is immers handig om boekhoudkundige en dus ook om fiscale redenen. De dubieuze vordering is eenzekerevordering die voortvloeit uit een reële envaststaandeschuld waarbij een geldbedrag gedefinieerd werd, maar deinvordering twijfelachtig is. In andere woorden: deschuldeiserheeft het product of de dienst geleverd waar deschuldenaarom vroeg. De schuldeiser stelt vervolgens eenfactuurop en verzendt deze naar de schuldenaar maar stelt dan vast dat de betaling binnen een redelijke termijn (op de vervaldatum of zelfs iets later) in het gedrang komt. Hij klasseert deze vordering als ‘dubieus’.   Er zijn verschillendeindicatiesdie in de richting wijzen van een dubieuze vordering:  

• De meest voorkomende is wanneer de betalingveel te lang op zich laat wachten,zonder enige verklaring. Dit kan te wijten zijn aan een nog onbekende betwisting of een tijdelijk of blijvend gebrek aan solvabiliteit van de schuldenaar of kan simpelweg veroorzaakt worden door diverse problemen of zelfs door kwade trouw. Maar in dit stadium blijft de oorzaak nog onbekend, omdat de schuldenaar niets van zich laat horen.

• Wanneer er sprake is van eenbetwistingen de schuldeiser het bezwaaraanvaardt, stelt hij zo snel mogelijk een creditnota op ter waarde van het volledige of gedeeltelijke bedrag van de factuur. De eventuele resterende vordering blijft niet langer ‘dubieus’.

• Maar wanneer de schuldeiser de betwistingongegrondacht, kan deze de onderhandeling, of zelfs het proces, zien als iets dat de betalingsachterstand serieus kan doen oplopen of de betaling zelfs definitief uitsluit. In afwachting zal hij daarom deze vordering als ‘dubieus’ klasseren.

• Ook wanneer de niet-betaling te wijten is aan deinsolvabiliteitvan de schuldenaar of aan een ander probleem dat de betaling onzeker maakt, kan de schuldeiser de vordering klasseren als ‘dubieus’.

• Wanneer de vorderingverlorenis, wordt deze geschrapt van de lijst van ‘dubieuze’ vorderingen en opgenomen als een verlies. Een vordering is verloren wanneer de schuldenaar bijvoorbeeld failliet gaat of iedere redelijke poging om de betaling te verkrijgen mislukt.

  Er zijn dusdrie soorten vorderingen:  

• Een ‘normale’ vordering (de betaling wordt binnen de termijn verwacht … of toch bijna);

• Een ‘dubieuze’ vordering (de betaling lijkt in het gedrang te komen, maar er blijft hoop);

• Eenverlorenof ‘afgeschreven’ vordering (de betaling wordt niet meer verwacht en is definitiefoninbaar, wat niet wil zeggen dat de vordering niet meer verschuldigd is aan de schuldeiser onder voorbehoud van eventuele voorschriften, enz.).

De dubieuze vordering: Wat gedaan?

  Maar wat moet u nu doen als u te maken krijgt met een vordering en schuldenaar die twijfels oproepen? Het beheer van dubieuze vorderingen verloopt inmeerdere fasen:  

• Vaststelling van het dubieuze karakter van de vordering

  Eenvorderingkan pas alsdubieusgeklasseerd worden, als men kan aantonen dat de kans groot is dat deze vordering nooit betaald zal worden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een bezwaar dat nauwelijks te verdedigen valt (bestelbon verloren, schuldenaar onvindbaar, geen progressie ondanks de vele aanmaningen, enz.).  

• Fiscaliteit van het waarschijnlijke verlies

  Nadat het dubieuze karakter van de vordering werd vastgesteld, is het tijd om hetwaarschijnlijke verliesin verhouding tot de dubieuze vordering in te schatten (het verlies isdefinitiefbij een zogenaamde ‘oninbare’ vordering). Deze schatting moet berekend worden over het bedrag van de vordering en op basis van de boekhoudkundige beginselen, met name de beginselen van prudentie, eerlijkheid en goede trouw.  

Voorbeeld

De schuldeiser schat dat hij 40% van zijn vordering van € 100 zal verliezen. Het waarschijnlijke verlies van de vordering zal dus € 40 bedragen. Tegelijkertijd wil dit dus zeggen dat de schuldeiser denkt dat hij 60% van zijn vordering zal kunnen recupereren.

  Voor iedere vordering wordt een beoordeling opgesteld (deze beoordeling kan wel met enige zekerheid worden doorgetrokken naar andere vorderingen op basis van criteria). Deze vorderingen kunnen dus het voorwerp zijn van eenwaardeverminderingvoor de geschatte bedragen per vordering (zoals de € 40 in het voorbeeld hierboven). Deze waardevermindering vindt plaats tijdens het boekjaar waarin het dubieuze karakter werd vastgesteld. Dit verlaagt de winst en dus ook de belasting per vordering die dat boekjaar betaald werd. Bij betaling moet deze waardevermindering natuurlijk nietig worden verklaard.  

• Afloop van de dubieuze vordering

  Natuurlijk zal de schuldeiser eerst proberen om eenminnelijke invorderingaf te dwingen via eenbetalingsherinnering, eentelefonische aanmaningof eendebiteurenbezoek. Bij betaling moet de waardevermindering natuurlijknietigworden verklaard. Maar in sommige gevallen wordt dedubieuze vorderingdefinitief eenverloren vordering. Deze nieuwe situatie zal worden weergegeven in de boekhouding. De vordering zal als een definitief verlies worden opgenomen (toch kan de betaling nog steeds geschieden, dit vereist een omboeking). Wanneer de vordering definitief verloren is, kan ook de btw teruggevorderd worden.  Opmerking: Wanneer een vordering behandeld doorTCMniet of slechts gedeeltelijk geïnd kan worden, zal TCM eenattest van oninbaarheidafleveren (voor het onbetaalde deel). Al meer dan 20 jaar aanvaardt de fiscussteedsdeze attesten als afdoende rechtvaardiging van de oninbaarheid.    

“Voorkomen is beter dan genezen”

  Het doel van deze classificatie en de bijhorende boekhoudkundige verwerking is om de belastingen terug te vorderen op de verkopen die uiteindelijk niet de verwachte winst opleverden (door niet-betaling). Maar zoals dit bekende gezegde doet vermoeden kan de strijd tegen dubieuze vorderingen het beste worden aangepakt door deze vorderingen simpelweg tevermijden. Maar hoe dan? Door desolvabiliteitvan uw nieuwe klant of leverancier te controleren als u op het punt staat een nieuwe samenwerking aan te gaan. U kunt dit op verschillende manieren doen. Ontdek alle mogelijkheden en meer info in ons artikel ‘Hoe de solvabiliteit van een bedrijf nagaan?’.   U weet het nu wel: het beheer en de inning van dubieuze vorderingen is in België niet zo eenvoudig. Wenst u hulp bij de inning van uw onbetaalde vorderingen? Aarzel dan niet om ons te contacteren permailnaarsales@tcm.beof pertelefoonop het nummer +32 16 74 52 04.  

Hoe een dubieuze vordering beheren?

Wat is een dubieuze vordering?

  Een definitie van de term ‘dubieuze vordering’ vindt u al in onsglossarium, maar toch lijkt het ons interessant om hier dieper op in te gaan. Deze classificatie is immers handig om boekhoudkundige en dus ook om fiscale redenen. De dubieuze vordering is eenzekerevordering die voortvloeit uit een reële envaststaandeschuld waarbij een geldbedrag gedefinieerd werd, maar deinvordering twijfelachtig is. In andere woorden: deschuldeiserheeft het product of de dienst geleverd waar deschuldenaarom vroeg. De schuldeiser stelt vervolgens eenfactuurop en verzendt deze naar de schuldenaar maar stelt dan vast dat de betaling binnen een redelijke termijn (op de vervaldatum of zelfs iets later) in het gedrang komt. Hij klasseert deze vordering als ‘dubieus’.   Er zijn verschillendeindicatiesdie in de richting wijzen van een dubieuze vordering:  

• De meest voorkomende is wanneer de betalingveel te lang op zich laat wachten,zonder enige verklaring. Dit kan te wijten zijn aan een nog onbekende betwisting of een tijdelijk of blijvend gebrek aan solvabiliteit van de schuldenaar of kan simpelweg veroorzaakt worden door diverse problemen of zelfs door kwade trouw. Maar in dit stadium blijft de oorzaak nog onbekend, omdat de schuldenaar niets van zich laat horen.

• Wanneer er sprake is van eenbetwistingen de schuldeiser het bezwaaraanvaardt, stelt hij zo snel mogelijk een creditnota op ter waarde van het volledige of gedeeltelijke bedrag van de factuur. De eventuele resterende vordering blijft niet langer ‘dubieus’.

• Maar wanneer de schuldeiser de betwistingongegrondacht, kan deze de onderhandeling, of zelfs het proces, zien als iets dat de betalingsachterstand serieus kan doen oplopen of de betaling zelfs definitief uitsluit. In afwachting zal hij daarom deze vordering als ‘dubieus’ klasseren.

• Ook wanneer de niet-betaling te wijten is aan deinsolvabiliteitvan de schuldenaar of aan een ander probleem dat de betaling onzeker maakt, kan de schuldeiser de vordering klasseren als ‘dubieus’.

• Wanneer de vorderingverlorenis, wordt deze geschrapt van de lijst van ‘dubieuze’ vorderingen en opgenomen als een verlies. Een vordering is verloren wanneer de schuldenaar bijvoorbeeld failliet gaat of iedere redelijke poging om de betaling te verkrijgen mislukt.

  Er zijn dusdrie soorten vorderingen:  

• Een ‘normale’ vordering (de betaling wordt binnen de termijn verwacht … of toch bijna);

• Een ‘dubieuze’ vordering (de betaling lijkt in het gedrang te komen, maar er blijft hoop);

• Eenverlorenof ‘afgeschreven’ vordering (de betaling wordt niet meer verwacht en is definitiefoninbaar, wat niet wil zeggen dat de vordering niet meer verschuldigd is aan de schuldeiser onder voorbehoud van eventuele voorschriften, enz.).

De dubieuze vordering: Wat gedaan?

  Maar wat moet u nu doen als u te maken krijgt met een vordering en schuldenaar die twijfels oproepen? Het beheer van dubieuze vorderingen verloopt inmeerdere fasen:  

• Vaststelling van het dubieuze karakter van de vordering

  Eenvorderingkan pas alsdubieusgeklasseerd worden, als men kan aantonen dat de kans groot is dat deze vordering nooit betaald zal worden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een bezwaar dat nauwelijks te verdedigen valt (bestelbon verloren, schuldenaar onvindbaar, geen progressie ondanks de vele aanmaningen, enz.).  

• Fiscaliteit van het waarschijnlijke verlies

  Nadat het dubieuze karakter van de vordering werd vastgesteld, is het tijd om hetwaarschijnlijke verliesin verhouding tot de dubieuze vordering in te schatten (het verlies isdefinitiefbij een zogenaamde ‘oninbare’ vordering). Deze schatting moet berekend worden over het bedrag van de vordering en op basis van de boekhoudkundige beginselen, met name de beginselen van prudentie, eerlijkheid en goede trouw.  

Voorbeeld

De schuldeiser schat dat hij 40% van zijn vordering van € 100 zal verliezen. Het waarschijnlijke verlies van de vordering zal dus € 40 bedragen. Tegelijkertijd wil dit dus zeggen dat de schuldeiser denkt dat hij 60% van zijn vordering zal kunnen recupereren.

  Voor iedere vordering wordt een beoordeling opgesteld (deze beoordeling kan wel met enige zekerheid worden doorgetrokken naar andere vorderingen op basis van criteria). Deze vorderingen kunnen dus het voorwerp zijn van eenwaardeverminderingvoor de geschatte bedragen per vordering (zoals de € 40 in het voorbeeld hierboven). Deze waardevermindering vindt plaats tijdens het boekjaar waarin het dubieuze karakter werd vastgesteld. Dit verlaagt de winst en dus ook de belasting per vordering die dat boekjaar betaald werd. Bij betaling moet deze waardevermindering natuurlijk nietig worden verklaard.  

• Afloop van de dubieuze vordering

  Natuurlijk zal de schuldeiser eerst proberen om eenminnelijke invorderingaf te dwingen via eenbetalingsherinnering, eentelefonische aanmaningof eendebiteurenbezoek. Bij betaling moet de waardevermindering natuurlijknietigworden verklaard. Maar in sommige gevallen wordt dedubieuze vorderingdefinitief eenverloren vordering. Deze nieuwe situatie zal worden weergegeven in de boekhouding. De vordering zal als een definitief verlies worden opgenomen (toch kan de betaling nog steeds geschieden, dit vereist een omboeking). Wanneer de vordering definitief verloren is, kan ook de btw teruggevorderd worden.  Opmerking: Wanneer een vordering behandeld doorTCMniet of slechts gedeeltelijk geïnd kan worden, zal TCM eenattest van oninbaarheidafleveren (voor het onbetaalde deel). Al meer dan 20 jaar aanvaardt de fiscussteedsdeze attesten als afdoende rechtvaardiging van de oninbaarheid.    

“Voorkomen is beter dan genezen”

  Het doel van deze classificatie en de bijhorende boekhoudkundige verwerking is om de belastingen terug te vorderen op de verkopen die uiteindelijk niet de verwachte winst opleverden (door niet-betaling). Maar zoals dit bekende gezegde doet vermoeden kan de strijd tegen dubieuze vorderingen het beste worden aangepakt door deze vorderingen simpelweg tevermijden. Maar hoe dan? Door desolvabiliteitvan uw nieuwe klant of leverancier te controleren als u op het punt staat een nieuwe samenwerking aan te gaan. U kunt dit op verschillende manieren doen. Ontdek alle mogelijkheden en meer info in ons artikel ‘Hoe de solvabiliteit van een bedrijf nagaan?’.   U weet het nu wel: het beheer en de inning van dubieuze vorderingen is in België niet zo eenvoudig. Wenst u hulp bij de inning van uw onbetaalde vorderingen? Aarzel dan niet om ons te contacteren permailnaarsales@tcm.beof pertelefoonop het nummer +32 16 74 52 04.