Hoe werkt een incassobureau?

Wat voor nut heeft eenincassobureauen hoe bereikt ze haar doelen? Deze vraag wordt wel eens gesteld door iemand die een onbetaalde factuur wil innen. We geven u een analyse van TCM Belgium zodat u goed begrijpt hoe het innen van onbetaalde vorderingen door een incassobureau gebeurt.

Wat voor nut heeft het innen van onbetaalde vorderingen?

Iedereen begrijpt dat een ZKO(zeer kleine onderneming) in moeilijkheden kan geraken door enkeleonbetaalde facturen. Maar dit geldt natuurlijk ook voor grote bedrijven. Het draait namelijk om het aantal onbetaalde facturen in verhouding tot het totale bedrag van de verkoop.

We willen allemaal dat bedrijven blijven groeien en ons producten en diensten aanbieden tegen schappelijke prijzen. Het is dus uiterst belangrijk dat zij hun onbetaalde facturendoeltreffend kunnen beheren. Deze grote maar ook kleine bedrijven kunnen dit beheer intern voorzien.

Voor de boekhouding, informatica, schoonmaak, loonadministratie en vele andere functies geldt net hetzelfde. Maar deze specialisatie vereist een specifieke organisatie en leidt tot schaalvoordelen. Het incassobureau focust zich op de inning van onbetaalde facturen van zijn klant, de schuldeiser.

Welke stappen onderneemt TCM bij de inning?

• We ontvangen uwverzoek tot interventie. We voeren dit in in ons systeem, geven u een bevestiging van de verwerking en sturen een brief naar de debiteur. Het heeft immers geen zin iemand aan een betaling te herinnering als hij niet schriftelijk op de hoogte wordt gesteld van de details. Eenbriefblijft het beste middel om een inning te bekomen.
• Nadien volgen we eenprocedure. Deze is evenwel een suggestie want de situatie wordt aangepakt in functie van de ervaring en creativiteit van de beheerder. We sturen herinneringen, schrijven brieven, mails, sms’en enbezoeken uw debiteur. Het doel is om de betaling te innen of te begrijpen waarom dit niet mogelijk was.
• We houden u op de hoogte tijdens het volledige verwerkingsproces. Bovendien kunt u elk dossier op eender welk momentonline

Wat zijn de basisprincipes?

Om een onbetaalde vordering succesvol te innen zijn enkel vrouwen en mannen met gezond verstand nodig die gebruik kunnen maken van gestructureerde informatie.

• Persoonlijkheid

Er zijn mogelijk 1001 redenen voor een onbetaalde factuur, maar er zijn slechts twee belangrijke kwaliteiten nodig om een betaling te ontvangen:– Een luisterend oor biedenZonderluisterbereidheid is het onmogelijk te begrijpen wat de oorzaak is van de onbetaalde factuur.– Vriendelijk zijnZonder sympathie is een gezamenlijk akkoord ondenkbaar. Bij een geforceerd akkoord is het steeds hopen dat uw aanspreekpunt na het inhaken van de telefoon wel degelijk zijn beloofde betaling uitvoert.

Het is op basis van deze belangrijke criteria enwaarden dat we onze medewerkers aanwerven.TCM zorgt ervoor dat de contactpersonen van hetzelfde land zijn als uw klant, de debiteur. (We zijn actief in meer dan100 landen)

• Organisatie

Om goed te kunnen luisteren en vriendelijk te zijn, mag men zich geen zorgen maken over praktische aspecten. Een doordachtinformaticasysteemhelpt hierbij. De persoon die uw dossier beheert moet gemakkelijk toegang krijgen tot alle informatie en deze meedelen aan zijn aanspreekpunt.

Daarbij speelt hij in op diens behoeften. De basis van dit informaticasysteem bestaat uit een agenda die elke schuld op maat opvolgt.Ditzelfde systeem moet ook een communicatie met u, onze klant, mogelijk maken, de betalingen van debiteuren beheren en correct toekennen en deze systematisch doorstorten naar u, onze klant.

Dit systeem moet ook beveiligd zijn(de toegang verbieden behalve bijmachtiging; geen risico op verlies van gegevens).

Wat is het resultaat?

Wanneer de debiteur solvabel is, maar een minnelijke schikking onmogelijk lijkt, stellen we de schuldeiser voor om de zaak voor de rechtbank te brengen.Nog geen 1% van de vorderingen toevertrouwd aan TCM verschijnen uiteindelijk voor de rechter. Bij meer dan 99% van de vorderingen wordt dus een minnelijke schikking getroffen met een aangename en positieve dialoog.

De schuldeisers zijn tevreden. En ook de schuldenaars zijn over het algemeen blij dat ze hun schuld zonder verdere problemen kunnen aflossen. Maar voor sommige schuldenaars blijft het natuurlijk uiterst moeilijk om hun schulden af te lossen. Voor de geleverde diensten wordt een succesvergoeding aangerekend om buitensporige of onvoorziene kosten te vermijden.

Conclusie

Het incassobureau is een belangrijke speler in de economie die schuldeisers in staat stelt om de maatschappij kwaliteitsvolle producten en diensten aan te bieden tegen aanvaardbare prijzen door te blijven investeren in personeel en andere groeimogelijkheden. Deze dienstverlening is relatief goedkoop en alles gebeurt respectvol voor beide partijen.

Bij TCM zijn wetrotsdat we klanten kunnen helpen op deze manier. Aarzel niet om ons tecontacterenvoor meer informatie.