Une bonne gestion du crédit assure l’équilibre

Lecredit managementest une question d’équilibre.

Toutefois, cetéquilibreest différent pour chaque entreprise et chaque secteur.

Un suivi trop strict peut entraîner des pertes de ventes, donc de profits. Cependant, une approche trop laxiste peut rapidement causer de graves problèmes de santé à l’entreprise.

5 vos outils

L’intention ultime ducredit managementest d’optimiser les flux de trésorerie (cash-flow) et donc de limiter leDSO(Days Sales Outstanding, un indicateur de performance essentiel).

La route vers cette optimisation n’est pas univoque, mais nous pouvons déjà fournir quelques outils faciles à mettre en œuvre :

1. Connaissez vos clients

Lecredit managementne concerne pas seulement la gestion des chiffres, mais aussi la gestion de vos relations avec vos clients.

Lecontact personnelest toujours privilégié, mais il est généralement moins réalisable pour les grandes entreprises que pour les PME. Laqualité du contactjoue alors un rôle d’autant plus important : savoir de quoi on parle (connaître le dossier), savoir à qui s’adresser (qui sont les interlocuteurs ?) et savoir comment joindre ses interlocuteurs (coordonnées correctes telles comme numéros de téléphone directs) et les adresses e-mail sont indispensables). Cela fournit non seulement unavantage administratif, mais renforce également laconfiancede votre client. Répertorier ce type de données ne nécessite pas un système informatique avancé, et c’est uninvestissementen temps qui s’amortira rapidement.

Cartographiez également lesrisques-créditde vos clients. Lorsqu’une entreprise affiche de bons scores de solvabilité et un historique de paiement fluide, lesconditions de paiementpeuvent éventuellement être assouplies pour fidéliser ce client.

2. Communiquez à l’avance les règles du jeu via les conditions générales

Ungestionnaire de crédit(credit manager) peut agir en fonction de la situation et ajuster les limites et modalités. Mais le premier pas est de s’assurer que les clients connaissent et comprennent ces règles. Elles sont exposées dans les « conditions générales ». Assurez-vous donc que les conditions générales sont manifestement acceptées (signature, ou acceptation en ligne) avant d’effectuer la prestation. Mentionnez-les sur le bon de commande, la facture et le site internet. Approuver est différent de mentionner ! Il ne suffit pas de renvoyer à un lien en ligne.

Se référer clairement aux conditions de paiement, aux sanctions lorsque ces conditions de paiement ne sont pas respectées (telles que frais et intérêts), indiquer quelles conditions générales prévalent (vendeur ou acheteur), quelle législation s’applique, de quelle manière on peut contester, etc. Le législateur exige que vos conditions générales soientéquilibrées(acheteur/vendeur) ! Évitez lesclauses abusivestels que les termes qui ne respectent pas le principe d’équilibre.

3. Rassembler la documentation (traçable) nécessaire

Unedocumentationcorrecte est un pilier important du credit management et d’une gestion des débiteurs solides ! Envoyez des factures à vos clientsimmédiatementaprès la livraison du bien ou du service. Plus un client reçoit une facture tard, plus tard le paiement suivra bien sûr. Lorsque cette facture est envoyée de manière traçable (par exemple par e-mail), d’éventuelslitiges(concernant la réception de la facture, les frais et intérêts, …) peuvent être aisément résolus et le paiement ainsi accéléré.

Ceci s’applique également aubon de commande(signé), au bon delivraison, au traitement desréclamations, etc. Lorsqu’un client signale qu’il n’a pas passé de commande, qu’il n’a pas reçu la commande ou qu’il l’a reçue en retard, ou tout autre problème : le justificatif noir sur blanc viendra à votre secours et accélérera la résolution de l’impayé.

4. . Envoyez des rappels

Une bonne gestion du crédit et gestion des débiteurs anticipe les éventuels défaillants et dessine déjà les contours d’un système de relance. Déterminez des étapes, avec des délais maximum, correspondant à des actions. Par exemple, lesrappelsenvoyés avec les intervalles entre ces rappels.

Remarque : l’envoi de rappels relève de votre propre décision et n’est (pour l’instant)pas une obligationlégale (sauf si vous êtes un opérateur de télécommunications) ! Selon notre expérience, les débiteurs apprécient vraiment les rappels.

5. Demandez une aide extérieure

Lorsque les factures impayées bouleversent vos capacités financières, lorsque vous préférez consacrer plus de temps à votre métier réel, ou lorsque vous préférez avoir un équilibre travail-vie plusheureux, il y a toujours la possibilité derecourir à des services extérieurspour recouvrer ces factures.

TCM Belgiumest une agence de recouvrement de créancesbelge. Via TCM Group,  elle est également présente dansplus de 100 pays.Ses services sont complémentaires au fonctionnement de votre gestion interne. Nous vous aidons avec un client problématique, mais également avec des lots plus ou moins volumineux de factures impayées. L’intention de notre intervention est de vous faire gagner du temps. Nous avons donc veillé à ce que latransmission de dossierssoit simplifiée,digitaliséeet quenotre travailsoit limpide.  Wanneer de onbetaalde facturen de balans helemaal doen doorslaan, wanneer u liever meer tijd wil besteden aan uwcore business,of wanneer u liever uwwork life balancewat meer in evenwicht wil hebben, is er altijd de optie om het innen van dieonbetaalde facturenuit te besteden.

Pour plus d’informations concernant notre aide au recouvrement des factures impayées,contactez-nousà s.dereze@tcm.be ou au +32 16 74 52 00.

04/05/2022