Déclaration de confidentialité – protection des données personnelles – AVG – GDPR
Le présent avis de confidentialité fait partie de nos instruments de protection de la vie privée et, en particulier, de l’application du GAV (règlement général sur la protection des données, RGPD). La protection des données personnelles fait partie intégrante de nos valeurs, de notre éthique et de notre attitude. Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de protection de vos données personnelles conformément aux réglementations européennes et belges applicables en la matière.
TCM Belgium accorde une grande attention à l’aspect éthique de ses activités, tant à l’égard de ses employés et de ses clients qu’à l’égard de ses débiteurs. Nous sommes convaincus que le succès ne peut être atteint que par le respect mutuel et une communication courtoise.
1. Qui est le contrôleur ?
Le contrôleur est :
TCM BELGIUM NV Industriepark 6 (Foodport), 3300 Tienen
Ondernemingsnummer: BE0 451 082 959
www.tcm.be; privacy@tcm.be
Le responsable du traitement est l’entité qui détermine à quelles fins et de quelle manière vos données à caractère personnel seront utilisées.
TCM Belgium traite des données relatives à ses clients et fournisseurs, à ses employés et à ses débiteurs.
TCM Belgium est une société de recouvrement de créances. Elle propose aux créanciers d’accélérer et d’optimiser leur trésorerie en optant pour le règlement à l’amiable. Le règlement à l’amiable consiste à obtenir des paiements de la part des débiteurs sans passer par une procédure judiciaire.
Dans le cadre de la procédure de recouvrement, le rôle de TCM est celui d’un prestataire de services qui ne décide que des moyens qu’il met en œuvre et des finalités pour lesquelles il traite les dossiers qu’il reçoit de son client. Cependant, il informe toujours son client. C’est le client (le créancier) qui a déterminé le but ultime (le recouvrement) et qui conserve la maîtrise de sa créance.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, l’exercice de vos droits ou toute autre question relative aux données personnelles, veuillez contacter notre délégué à la protection des données par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@tcm.be.
2. Pourquoi TCM traite-t-il des données à caractère personnel ?
2.1. TRAITEMENTS ET FINALITÉS LIÉS À L'ACTIVITÉ DE COLLECTE
La gestion des collections comprend les opérations de traitement suivantes :
- Gestion des collections: Enregistrer les données relatives aux débiteurs et à leurs créances déclarées par les clients, et procéder au recouvrement.
- Impression et envoi de lettres Aux débiteurs : communication de lettres à un prestataire de services chargé de l’impression, de la mise sous pli et de l’envoi de lettres.
- Gestion des visites à domicile des débiteurs : Organiser des visites et se rendre auprès des débiteurs pour les guider dans la compréhension de leurs dossiers et favoriser le bon déroulement du recouvrement.
- Envoi du fichier à un avocat au cas où le client décide d’intenter une action en justice : donner à un avocat l’accès aux données et au dossier du débiteur (si le client décide d’intenter une action en justice).
- Gestion des dossiers internationaux: Enregistrement des coordonnées des débiteurs et de leurs créances communiquées par les clients étrangers (par l’intermédiaire du groupe TCM), et procédure de recouvrement des créances. Communiquer les coordonnées des débiteurs étrangers et leurs créances (par l’intermédiaire du groupe TCM) aux sociétés de recouvrement à l’étranger.
- Rendre compte au client: Le client doit être informé de la situation du recouvrement de ses créances.
- Hébergement de l’application CMS: Hébergement de l’application de gestion de la dette et de sa base de données, des fichiers attachés et des sauvegardes.
- Utilisation de cookies par l’application CMS:
Nom : TS01e46ae7 Description :
Ce cookie est émis par notre pare-feu afin de vérifier que les cookies envoyés par notre serveur à votre ordinateur ne sont pas modifiés de manière malveillante, par exemple au cours d’un processus d’usurpation d’identité. Durée de vie: 600 secondes Éditeur : cmsonline.tcm.be Catégorie : Fonctionnel - Générer des statistiques : le service de gestion des comptes clients : interrogation de la base de données des comptes clients à des fins statistiques et d’établissement de rapports.
2.1.1. Base juridique
TCM Belgium traite les données à caractère personnel des débiteurs sur la base de son intérêt légitime (GDPR article 6f), car elle procède au recouvrement de la créance qui lui a été confiée par son client. En tant que créancier, le client de TCM Belgium a également un intérêt légitime à recouvrer sa créance.
TCM Belgium veille à ce que les garanties nécessaires soient mises en place pour respecter l’équilibre des intérêts des parties (le débiteur, TCM, le créancier).
2.1.2. Catégories de personnes concernées
Les personnes concernées par ces traitements sont des débiteurs.
2.1.3. Catégories de données
En ce qui concerne les débiteurs, nous traitons les catégories de données suivantes :
- Données d’identification
- Détails de leurs réclamations (contrat)
- Données relatives au(x) paiement(s)
- Lettres et informations échangées avec les débiteurs TCM Belgium n’effectue pas de profilage des débiteurs.
2.1.4. Origine des données
Le créancier nous fournit des données d’identification, des données relatives aux créances, ainsi que des données relatives aux paiements déjà effectués. Si le débiteur n’a pas mis à jour ses coordonnées (par exemple une nouvelle adresse postale) auprès du créancier, comme il est tenu de le faire, TCM Belgium demande ces données à des tiers autorisés à les communiquer (par exemple : des agences gouvernementales).
Pour procéder au recouvrement, TCM Belgium génère de nouvelles données concernant les débiteurs grâce aux contacts que TCM entretient avec eux.
TCM Belgium ne fournit pas de données à des tiers autres que les destinataires énumérés ci-dessous.
2.1.5. Destinataires des données
Fournir le service,
- TCM Belgium partage-t-elle les données avec le créancier et d’autres sous-traitants dans le seul but de recouvrer la créance : cessionnaires, agents de recouvrement, autres prestataires de services, tribunaux, huissiers de justice, avocats.
- TCM Belgium partage les données avec son prestataire de services pour le développement de l’application et des outils de gestion des collections. Le traitement des données a lieu dans l’Union européenne.
- TCM Belgium utilise les services d’un prestataire de services d’hébergement d’applications et d’outils. Les données sont stockées dans l’Union européenne.
- TCM Belgium partage les données avec des sociétés de recouvrement ou des services de recouvrement belges ou étrangers en fonction des besoins de la gestion de la dette. Le transfert de données en dehors de l’Union européenne s’effectue sur la base des dispositions standard en matière de protection des données si le pays vers lequel les données sont transférées n’offre pas une protection adéquate au sens de la LVP.
2.1.6. Conservation et durée
Pendant la durée du stockage, les données seront hébergées dans l’Union européenne.
Toutes les données permettant d’identifier le débiteur seront conservées pendant une période maximale de 10 ans après l’annulation de la dette ou la fin du mandat. Cette période correspond au délai de prescription de droit commun (article 2262bis du Code civil).
TCM Belgium a pris les mesures organisationnelles et techniques en interne et vis-à-vis de ses sous-traitants pour s’assurer qu’aucune sauvegarde informatique, fichier ou e-mail contenant des informations sur les débiteurs ne date de plus de 10 ans.
Toutefois, à la lumière du paragraphe précédent, les personnes concernées ont le droit d’obtenir l’effacement de leurs données si celles-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, si elles ont été traitées de manière illicite ou pour se conformer à une obligation légale.
L’accès aux données archivées est limité.
2.2. TRAITEMENT ET FINALITÉS LIÉS À LA GESTION DU RECRUTEMENT DU PERSONNEL
TCM Belgium effectue les traitements de données suivants :
- Gestion du recrutement: Enregistrement et traitement des candidatures reçues : candidatures spontanées, réponses aux candidatures
2.2.1. Base juridique
TCM Belgium traite les données à caractère personnel des employés de la société sur la base de l’article 6b du GDPR, car le traitement est nécessaire pour les mesures précontractuelles prises à la demande de TCM Belgium.
2.2.2. Catégories de personnes concernées
Les personnes concernées par ces traitements sont les candidats au recrutement.
2.2.3. Catégories de données
En ce qui concerne les candidats au recrutement, nous traitons les catégories de données suivantes :
- Données d’identification
- Le curriculum vitae
- Notes relatives aux entretiens d’embauche
2.2.4. Origine des données
Les données sont fournies par les personnes concernées.
2.2.5. Destinataires des données
Les données – au-delà des obligations légales – ne seront pas divulguées à des tiers.
2.2.6. Conservation et durée
Dans le cadre de la gestion du recrutement, les données seront conservées pendant un an après la candidature. Les données peuvent être conservées pendant deux ans dans le cadre d’une réserve de recrutement.
2.3. PROCESSUS ET FINALITES CONCERNANT LES DONNEES RELATIVES AUX CLIENTS ET AUX FOURNISSEURS
TCM Belgium effectue les traitements suivants :
- Comptabilité et gestion financière: comptabilité et gestion financière : gestion des factures et des paiements
- Gestion des contacts avec les fournisseurs: Gestion de tous les contacts avec les fournisseurs.
- Gestion des contacts avec les clients: Gestion de tous les contacts avec les clients.
2.3.1. Base juridique
Quant aux données de nos clients et fournisseurs, il s’agit de données personnelles à usage professionnel, qui sont traitées sur la base de notre intérêt légitime (prospection) ou à des fins contractuelles.
2.3.2. Catégories de personnes concernées
Coordonnées des fournisseurs ou des clients
2.3.3. Catégories de données
- Données d’identification
- Factures
- Paiements
- Courriel
- Emails
- Fiches de contact
2.3.4. Origine des données
Les données sont fournies par les personnes concernées elles-mêmes, les débiteurs, les entreprises clientes, les sous-traitants.
2.3.5. Destinataires des données
- Cabinet d’expertise comptable
- Fournisseurs de services informatiques pour l’assistance et la maintenance
2.3.6. Conservation et durée
TCM Belgium conserve les données pendant les délais légaux et les supprime conformément à ses conditions.
En ce qui concerne les données contenues dans les fichiers et les courriels de l’entreprise, TCM Belgium a pour politique de détruire ces données après un maximum de 10 ans.
2.4. TRAITEMENT ET FINALITÉS LIÉS À LA COMMUNICATION ET AU MARKETING (Y COMPRIS LES COOKIES)
Dans le cadre de la promotion de ses activités, TCM Belgium réalise les traitements suivants :
- Communication externe, envoi de lettres d’information
- Utilisation de cookies sur le site web :
Un cookie est un petit fichier texte envoyé par le serveur du site web sur le disque dur de votre appareil. Le cookie contient un code unique qui permet à votre navigateur de le reconnaître pendant votre visite ou lors d’une visite ultérieure. Le contenu d’un cookie se compose généralement du nom du serveur qui a placé le cookie, d’une date d’expiration et d’un code unique.
L’utilisation de cookies nécessite votre consentement préalable et exprès. Vous pouvez refuser et/ou supprimer ces cookies à tout moment en modifiant les paramètres de votre navigateur. Néanmoins, certaines fonctions du site web seront modifiées en conséquence.
Il existe différents types de cookies ; certains sont utilisés pour la gestion des sessions, pour la personnalisation, pour le suivi, et il y a des cookies de tiers. Pour plus d’informations, nous vous conseillons de consulter l’article suivant sur Wikipedia : https://nl.wikipedia.org/wiki/Cookie_(internet).
Le site web de TCM Belgium utilise des cookies fonctionnels qui n’affectent pas vos données personnelles et des cookies d’analyse des statistiques de fréquentation. Il utilise également des cookies de suivi, dont les cookies Google Tag Manager générés par l’outil statistique Google Analytics. Ils permettent de mesurer le nombre de visites, ainsi que le nombre de pages vues, l’activité des visiteurs sur le site et leur fréquence de retour. En autorisant ces services tiers, vous acceptez le dépôt et la lecture de cookies ainsi que l’utilisation de technologies de traçage nécessaires à leur bon fonctionnement.
Cookies fonctionnels strictement nécessaires Nom : o2s-chl Description: Ce cookie est utilisé par l’hôte pour vérifier qu’il ne s’agit pas d’un accès automatisé et qu’il ne contient que le texte attendu par le serveur. Il a une durée de vie d’un an. Durée de vie: Duur van uw sessie Uitgever: tcm.be Catégorie : Cookies fonctionnels (strictement nécessaires) Nom: axptio_cookies Description: Collecte du consentement concernant les cookies Durée de vie: 1 an Uitgever: tcm.be Catégorie : Cookies fonctionnels (strictement nécessaires) Nom : wordpress_test_cookie Description : Utilisé sur les sites construits avec WordPress. Teste si le navigateur a activé les cookies ou non Durée de vie: Duur van uw sessie Uitgever: tcm.be Catégorie : Cookies fonctionnels (strictement nécessaires) Naam: axptio_authorized_vendors Beschrijving: Registreert de keuze van de gebruikers voor cookies. Durée de vie: 1 an Uitgever: tcm.be Catégorie : Cookies fonctionnels (strictement nécessaires) Prestatiecookies Naam: _gat_UA-nnnnnnn-nn Beschrijving: Il s’agit d’un cookie défini par Google Analytics, dont le nom contient le numéro d’identité unique du compte ou du site web auquel il se rapporte. Il semble s’agir d’une variante du cookie _gat utilisé pour limiter la quantité de données enregistrées par Google sur les sites web à fort trafic. Durée de vie: Persistant Uitgever: tcm.be Categorie: Prestatiecookies Naam: _ga Description : Ce nom de cookie est associé à Google Universal Analytics – qui est une mise à jour majeure du service Google Analytics plus couramment utilisé. Ce cookie est utilisé pour distinguer les utilisateurs uniques en leur attribuant un numéro généré de manière aléatoire comme identifiant client. Il est enregistré à chaque demande de page sur un site et est utilisé pour calculer les données relatives aux visiteurs, aux sessions et aux campagnes pour les rapports d’analyse du site. Durée de vie: Duur van uw sessie Uitgever: tcm.be Categorie: Prestatiecookies Tracking cookies Naam: VISITOR_INFO1_LIVE Description : Ce cookie est utilisé comme identifiant unique pour suivre la lecture des vidéos .
Durée de vie: persistant Éditeur : youtube.com Categorie: Cookies pour la publicité ciblée Naam: GPS Beschrijving: YouTube est une plateforme d’hébergement et de partage de vidéos appartenant à Google. YouTube recueille des données sur les utilisateurs par le biais de vidéos intégrées à des sites web. Ces données sont regroupées avec des données de profil provenant d’autres services Google afin d’afficher des publicités ciblées pour les visiteurs de leur propre site et d’autres sites. Durée de vie: Persistant Éditeur : youtube.com Categorie: Cookies pour la publicité ciblée Nom : YSC Beschrijving: YouTube est une plateforme d’hébergement et de partage de vidéos appartenant à Google. YouTube recueille des données sur les utilisateurs par le biais de vidéos intégrées à des sites web. Ces données sont regroupées avec des données de profil provenant d’autres services Google afin d’afficher des publicités ciblées pour les visiteurs de leur propre site et d’autres sites. Durée de vie: Duur van uw sessie Éditeur : youtube.com Categorie: Cookies pour la publicité ciblée Nom : NID Description : Ce domaine est la propriété de Google Inc. Bien que Google soit principalement connu comme un moteur de recherche, l’entreprise offre une large gamme de produits et de services. Sa principale source de revenus est toutefois la publicité. Google suit de près les utilisateurs, à la fois par le biais de ses propres produits et sites, et grâce aux nombreuses technologies intégrées dans des millions de sites web à travers le monde. Il utilise les données collectées par la plupart de ces services pour définir les centres d’intérêt des internautes et vendre des espaces publicitaires à des organisations en fonction de ces profils d’intérêt, et pour adapter les publicités au contenu des pages sur lesquelles apparaissent les sites web de ses clients. Durée de vie: Persistant Éditeur : google.com Categorie: Cookies pour la publicité ciblée Nom : test_cookie Beschrijving: Ce domaine est la propriété de Doubleclick (Google). Sa principale activité commerciale est la suivante : Doubleclick est un système d’échange d’annonces en temps réel de Google. Durée de vie: Persistant Éditeur : Doubleclick.net Categorie: Cookies pour la publicité ciblée Naam: IDE Beschrijving: Ce domaine est la propriété de Doubleclick (Google). Sa principale activité commerciale est la suivante : Doubleclick est un système d’échange d’annonces en temps réel de Google. Durée de vie: Persistant Éditeur : Doubleclick.net Categorie: Cookies pour la publicité ciblée Nom : _gid Beschrijving: Le nom de ce cookie est lié à Google Universal Analytics. Il semble s’agir d’un nouveau cookie et ce depuis le printemps 2017. Aucune information n’est disponible auprès de Google. Il semble stocker et mettre à jour une valeur unique pour chaque page visitée. Durée de vie: Persistant Uitgever: Google.com-uitgever Categorie: Cookies pour la publicité ciblée 2.4.1. Base juridique
TCM Belgium traite les données personnelles de ses contacts à des fins de communication et de marketing sur la base du consentement.
2.4.2. Catégories de personnes concernées
Visiteurs du site web, personnes qui s’inscrivent à la lettre d’information
2.4.3. Catégories de données
- Adresse électronique
- Nom et prénom
- Cookies
- Adresses IP
2.4.4. Origine des données
Les données sont fournies par les personnes concernées elles-mêmes.
2.4.5. Destinataires des données
- TCM Belgium utilise les services d’un prestataire de services de courrier. Il s’agit d’un fournisseur basé aux États-Unis. Le transfert de données s’effectue sur la base des principes du Privacy Shield.
- TCM Belgium utilise les services de Google Analytics pour les cookies analytiques.
2.4.6. Stockage et durée
Nous conservons les données des personnes concernées jusqu’à ce qu’elles retirent leur consentement ou jusqu’à ce que nous constations que les données sont obsolètes.
3. Quels sont mes droits concernant l'utilisation des données à caractère personnel ?
3.1. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE
Toutes les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Conformément au règlement général sur la protection des données en Europe (AVG – Règlement UE 2016/679), vous avez le droit d’accéder à vos données, de les mettre à jour, de les corriger et, lorsque la loi le permet, de les supprimer.
Toute personne a le droit de s’opposer au traitement de ses données pour des motifs légitimes, à moins que le traitement ne soit effectué en conformité avec une obligation légale.
TCM Belgium est à votre disposition pour étudier avec vous vos demandes ; en particulier, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse suivante privacy@tcm.be. Nous vous répondrons dans le délai légal d’un mois.
3.2. DROIT DE DÉPOSER UNE PLAINTE AUPRÈS DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE
Conformément à l’article 77 de la LVP, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès des autorités de contrôle s’il existe des motifs ou des indices raisonnables de croire que le traitement n’est pas effectué de manière licite. L’adresse de l’autorité de contrôle compétente pour notre activité est la suivante :
Autorité de protection des données (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
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